Administratie (PMSys)

Administratie is noodzakelijk om een aantal zaken te beheren:

  • naam, adres en contactgegevens van deelnemers
  • naam, adres en contactgegevens van relaties (vrijwilligers, instellingen, professionals)
  • informatie over de voortgang van deelnemers
  • activiteiten informatie (wanneer, waar, data, presentie)
  • project informatie

De administratie ondersteunt de professionals en vrijwilligers. Ze moet gemakkelijk benaderbaar zijn vanaf mogelijk meerdere locaties. Ze moet simpel te gebruiken zijn om snel tot resultaat te komen. Beveiligd omdat er privé gegevens van deelnemers en relaties in staan. En mag niet veel kosten. De administratie moet landelijk gekoppeld zijn om gegevens en resultaten op landelijk niveau te kunnen verzamelen en rapporteren (waarbij privacy uiteraard gewaarborgd blijft).

Er is een IT administratie gereedschap ontwikkeld dat aan deze eisen voldoet. Een organisatie die de methodiek implementeert koopt het gebruiksrecht om te werken op een eigen administratie in deze IT applicatie. Personen melden zich aan op hun account via het internet. Hun account heeft (afhankelijk van de rechten) de mogelijkheid om (delen van) de administratie bij te werken.

Op deze manier kan een groep professionals en vrijwilligers gebruik maken van een centrale administratie die vanaf meerdere locaties (wereldwijd!) te benaderen is om te refereren of bij te werken.